Humboldt-Universität zu Berlin - Wirtschaftswissenschaftliche Fakultät

Durchführung Erasmus

Zeitplan für das Erasmus-Austauschsemester:

  • Nach der Zusage
  • Vor dem Auslandssemester
  • Nach Ankunft an der Partneruniversität
  • Vor der Heimreise zurück in die HU
  • Nach der Rückkehr an die HU

 

Hinweis

Die abgedeckte Zeitspanne entspricht etwa 15-20 Monate. Wichtig ist, einen Überblick darüber zu behalten, welche administrative Formalien, wann zu erfüllen sind.

Um den Auslandsstudienplatz und ein Erasmusstipendium zu erhalten müssen ein paar Regeln eingehalten werden. Das International Office gibt Unterstützung. Es liegt aber in der eigenen Verantwortung, alle notwendigen Unterschriften einzuholen und die Dokumente fristgerecht an der Humboldt-Universität einzureichen. Sollten Dokumente nicht rechtzeitig vorliegen, vergeht der Anspruch auf die finanzielle Förderung. Bereits gezahlte Gelder können zurückgefordert werden.

 

PP-Präsentation Informationsveranstaltung Outgoings Informationen zum weiteren vorgehen am 19.04.23

 

Zusammenfassung – Ratenzahlung

 

1. Rate Erasmus-Stipendium 🖉

Spätestens 3 Wochen nach Semesterbeginn an der Gasthochschule.

  • OLA (die Kursauswahl erfolgt Online, die Pfd-Version an die Erasmus-Stelle)
  • Confirmation of registration (an die Erasmus-Stelle)
2. Rate Erasmus-Stipendium  🖉

So schnell wie möglich nach der Rückkehr.

  • Confirmation of Stay (an die Erasmus-Stelle)
  • EU Umfrage (erfolgt Online)
  • Erfahrungsbericht (in die Moodle-Gruppe „Erasmus Outgoings WiWi“ hochladen)
  • Anerkennungsnachweis (muss beim Prüfungsbüro eingereicht werden und im Anschluss an Frau Marx gesendet werden)

 

Nach der Zusage

 

Schritte Zeit Bemerkung
Platzangebot annehmen Februar / April (Restplätze) Email-Benachrichtigung erfolgt. Auf den Link klicken und akzeptieren.
Nominierung

März/April (WS)

September (SoSe)

Das International Office nominiert alle Studierenden formell bei der jeweiligen Gastuniversität.
Registrierung an der Gastuni

April-Juni (WS)

Sept-Nov (Sose

Sobald die Gasthochschule die Nominierung akzeptiert hat, wird sich das Incoming Team melden und weitere Informationen zur Anmeldung zur Verfügung stellen.

 

Annahme 🖉

Einem erhaltenen Austauschplatz muss innerhalb einer Woche in MoveOn zustimmen werden (dazu erfolgt im Februar der Versand einer Email mit einem Link).

Nominierung und Registrierung an der Partnerhochschule 🖉

Im März (WS) /September (SoSe) werden alle Outgoings an der Partneruniversität nominiert. Die Nominierungsfristen sind bei allen Partneruniversitäten unterschiedlich. Je nach dem wann die Frist endet, wird die/er Exchange-Koordinator:in der Partneruniversität die Outgoings kontaktieren. Die Partneruni teilt mit, welche weiteren Schritte für die Anmeldung/Registrierung nötig sind.

Bitte unbedingt selbst auf der Webseite der Partneruni nachschauen, um sich über die Deadlines für die Anmeldung und weitere erforderliche Sprachnachweise zu informieren!

Einige Partner verlangen einen zusätzlichen TOEFL-Test oder ähnliche Nachweise für die Anmeldung.

Da die normale Bewerbungsfrist für das ERASMUS-Programm an der WiWi-Fakultät relativ früh endet, ist es möglich, dass die Gasthochschule sich erst nach ein paar Wochen meldet. Sollte bis Ende April (WS) / Oktober (SoSe) noch keine Kontaktaufnahme stattgefunden haben, bitte beim IO der WIWi melden!

 

 Vor dem Auslandssemester

 

Schritte Zeit Bemerkung
Erasmus Grant Agreement Mai-Juni (für alle) Mit handschriftlicher Unterschrift per Post an das International Office der WiWi senden oder persönlich abgeben.
Rückmeldung Juli (WS) Das Immatrikulationsbüro ist dafür zuständig.
Urlaubssemester Bis sechs Wochen nach Semesterbeginn Optional
Auslandskrankenversicherung So früh wie möglich nach der Studienplatzzusage Informationen einholen! Anfrage bei eigener Krankenversicherung.
Einreise/Aufenthaltsgenehmigung So früh wie möglich nach der Studienplatzzusage erkundigen. Das Bewilligungsverfahren kann mehrere Monate in Anspruch nehmen.
Online Learning Agreement (OLA) Vor Beginn der Vorlesungszeit an der Gasthochschule. Die Kursauswahl erfolgt in der OLA-Plattform.
Erasmus Grant Agreement 🖉

Das "Grant Agreement" ist Voraussetzung für die Erasmus Förderung. Das Grant Agreement wird normalerweise im Mai/Juni über Email versendet. Es gilt für Studierende, die das Wintersemester und/oder das Sommersemester im Ausland verbringen werden.

Bitte alle persönlichen Daten überprüfen, die Lernvereinbarung ausdrucken und sie per Post an deas International Office der WiWi senden. Bitte keine Änderungen im Dokument durchführen.

Postadresse:

Humboldt Universität zu Berlin
wirtschaftswissenschaftliche Fakultät – International Office
Spandauer Str. 1
Room 2/3
D-10178 Berlin

OLS Sprachtest 🖉

Vor Beginn des Erasmus-Semester erhält jeder Studierende per Email einen Link von der EU zum OLS Sprachtest (ca. im Juli für das folgende WS). Alle Infos zum OLS Sprachtest gibt es hier. Dieser Sprachtest ist eine weitere Voraussetzung zur Auszahlung der ersten Rate des Erasmus-Stipendiums. Der Test wird in der Sprache durchgeführt, die als Hauptunterrichtssprache im Erasmus Grant Agreement angegeben wurde.

Mitarbeiter der Erasmus-Förderstelle der HU greifen auf das Ergebnis des Tests zu. Das IO der WiWi benötigt das Ergebnis nicht

Achtung: Der Link landet oft im Spam. Sollte zu Beginn des Auslandssemesters noch keine Einladung eingetroffen sein, bitte an Frau Marx (Abteilung Internationales der HU: Erasmus Team Outgoing Mobilität) wenden.

Kontakt Cornelia Marx: cornelia.marx@uv.hu-berlin.de

Rückmeldung 🖉

Während des Austauschsemesters bleibt man Student der HU, daher bitte die Rückmeldung nicht vergessen: Auch wenn zwei Semester im Ausland verbracht werden, muss die Rückmeldung bei der HU erfolgen! Hierzu muss die Rückmeldegebühr innerhalb des Rückmeldezeitraums an die HU überweisen werden.

Urlaubssemester 🖉

Während des Auslandsstudiums können ein oder zwei Urlaubssemester beantragt werden. Urlaubssemester zählen nicht als Fachsemester. Dennoch können Kurse anerkannt oder Klausuren teilgenommen werden. wird. Je nachdem, ob es sich aufgrund der unterschiedlichen Semesterzeiten im Ausland lohnt, können Studierende frei entscheiden, ob sie das Semesterticket für Berlin weiterhin nutzen möchten. Ein Urlaubssemester kann sich positiv auf die eigene Finanzierung auswirken, da die Fachsemesterzahl kleiner ist und eventuell Stipendien oder Bafög länger gezahlt werden.

Zur Beantragung eines Urlaubssemesters wird eine Bestätigung über die Teilnahme am Auslandsstudium benötigt. Das Grant Agreement gilt als Nachweisdokument. Der Antrag auf Beurlaubung kann jeweils ab Beginn des Rückmeldezeitraums für das kommende Semester bis zu 6 Wochen nach Beginn des laufenden Semesters beim Immatrikulationsbüro gestellt werden. Günstig ist es, wenn der Antrag im Rückmeldezeitraum im Immatrikulationsbüro eingeht. Bei erfolgter Rückmeldung weisen dann die Studierendenunterlagen bereits den Urlaubsvermerk aus. Alle Infos finden sich auf den Seiten des Immatrikulationsbüros.

Auslandskrankenversicherung 🖉

Die Austauschprogramme der HU beinhalten KEINE Krankenversicherung. Weder die HU noch die EU-Kommission oder der DAAD haften für Schäden, die aus Krankheit, Tod, Unfall, Verletzung, Verlust oder Beschädigung von Eigentum im Zusammenhang mit dem Auslandsstudium entstehen. Daher bitte vor dem Auslandsaufenthalt bei der eigenen Krankenversicherung anfragen, ob ein ausreichender Krankenversicherungsschutz vorliegt. Deutsche Studierende in der gesetzlichen Krankenversicherung sind normalerweise in Mitgliedsstaaten der Europäischen Union versichert.

Visa 🖉

Studierende sollen sich bitte vor der Studienplatzzusage erkundigen, ob für das entsprechende Land ein Studentenvisum benötigt wird. Das Visum oder jede Art der Einreisegenehmigung muss vor der Abreise vorliegen. Das Bewilligungsverfahren kann unter Umständen mehrere Monate in Anspruch nehmen. Bitte rechtzeitig bei der zuständigen Botschaft bzw. dem zuständigen Konsulat informieren. Für Europäer ist in Mitgliedsstaaten der Europäischen Union kein Visum erforderlich.

Online Learning Agreement 🖉

Um den Zugang und die Anerkennung der Studienleistungen zu vereinfachen, ist ein "Learning Agreement" zwischen der/dem Studierenden, der Partnerhochschule und der HU abzuschließen. In das Learning Agreement mussdie/der Studierende alle Kurse eintragen, die an der Gastuniversität besucht werden. Achtung: die im Ausland erbrachten Studienleistungen werden trotz der Lehrvereinbarung nicht automatisch anerkannt bzw. angerechnet. Über die Anrechnung der Kurse entscheidet nach der  Rückkehr der Prüfungsausschuss.

Pro Semester müssen Kurse im Umfang min. 24 bzw. 30 ECTS besucht werden (bei Trimester im Umfang von 15 ECTS), um die Erasmus Förderung zu erhalten (wie viele ECTS sich die Studierenden nach dem Auslandssemester an der HU anerkennen lassen, ist freigestellt). Sprachkurse oder fachfremde Kurse zählen ebenfalls in die 30 ECTS.

Das Learning Agreement muss innerhalb der Frist von der Gastuniversität und der Heimatuniversität unterschrieben werden.

Der Abschluss einer (digitalen) Lernvereinbarung ist verpflichtend. Die OLA-Plattform ist dafür das geeignete Instrument. Standard Pdf-Dokumente werden nicht mehr berücksichtigt. Das OLA wird über die Webseite des OLA ausgefüllt und unterschrieben und anschließend systemintern verschickt, so dass der aktuelle Status für alle Parteien (Internationales Büro, Studierende, Koordinator:in der Gasthochschule) erkennbar ist. Zur Statusabfrage (nicht jedoch zur Bearbeitung) kann zusätzlich auch die Erasmus+ App genutzt werden. Die zuständige Person an der Partnerhochschule muss nicht per Email um eine Unterschrift gebeten werden, da dies über das Portal automatisch geschieht.

 

Nachdem alle Beteiligten das OLA bestätigt haben, versenden Sie bitte die pdf-Version an Fr. Cornelia Marx der Erasmus-Förderstelle der HU.

Kontakt Cornelia Marx: cornelia.marx@uv.hu-berlin.de

Anleitung Online Learning Agreement 🖉

Das Online Learning Agreement wird von dem Studierenden im OLA-Portal selbst erstellt.

Eine Anleitung über die Erstellung des OLAs finden Sie hier.



Nach Ankunft an der Partneruniversität

 

Schritte Zeit Bemerkung
Confirmation of Registration Nicht später als 3 Wochen nach Semesterbeginn An die Erasmus-Stelle
Online Learning Agreement (Bei Änderungen) Nicht später als 3 Wochen nach Semesterbeginn Kurse können abgewählt oder hinzugefügt werden. Die Kursauswahl erfolgt in der OLA-Plattform
Verlängerung auf das SoSe (bei Bedarf) Okt-Nov In Abstimmung zwischen Heimat-und Gastuni
Confirmation of registration 🖉

Nach Ankunft an der Partneruniversität, lassen Sie sich bitte vor Ort von der Gasthochschule bestätigen, dass Sie das Auslandsstudium angetreten haben. Nachdem Sie sich eine (digitale) Unterschrift von der/dem Erasmus-Programmkoordinator:in vor Ort eingeholt haben, kann das Dokument an Fr. Cornelia Marx per E-mail versendet werden

Confirmation of Registration Erasmus

Kontakt Cornelia Marx: cornelia.marx@uv.hu-berlin.de

Dauer des Aufenthalts:

  • Beginn der Mobilitätsphase: Erster Tag, an dem Sie an der Aufnahmeeinrichtung zu Studienzwecken anwesend sein müssen. Sprachkurse in der Landessprache, die vor der Vorlesungszeit stattfinden, werden berücksichtigt (bitte eine Teilnahmebescheinigung nachweisen).
  • Ende der Mobilitätsphase: Letzter Tag, an dem Sie an der Aufnahmeeinrichtung zu Studienzwecken anwesend sein müssen.
Online Learning Agreement bei Änderungen 🖉

Innerhalb drei Wochen nach Semesterbeginn besteht immer noch die Möglichkeit, die Kursauswahl zu ändern.

Verlängerung (Bei Bedarf) 🖉

Die Verlängerung eines ERASMUS-Aufenthalts muss mit dem IO der WiWi und der Gasthochschule abgestimmt werden. Eine Verlängerung ist je nach noch zur Verfügung stehendenden  Mobilitätskontingenten grundsätzlich möglich. Eine weitere Förderung hängt von den noch verfügbaren finanziellen Ressourcen ab. Ein Anspruch auf die Fortzahlung des Stipendiums in den Verlängerungsmonaten besteht nicht. Für die Verlängerung ist ein neues Grant Agreement auszufüllen. 

Fristen für die Verlängerungsanträge:

  • von WS auf SoSe : 15. Dezember
  • von SoSe auf WS: 15. Juni

Unbedingt die Deadlines der Gasthochschule beachten!

Wenn einer Verlängerung zugestimmt wurde, muss zu Beginn des zweiten Semesters ein neues Learning Agreement mit der Kurswahl für das zweite Semester ausgefüllt werden. 

 

Download Verlängerungsantrag Erasmus

 

Antrag auf Verlängerung Verlauf

  1. Schritt: Zustimmung der Gasthochschule.
  2. Schritt: Antrag auf Verlängerung herunterladen.
  3. Schritt: Antrag auf Verlängerung selber unterzeichnen.
  4. Schritt: Antrag auf Verlängerung vom Outgoing-Team des International Office der WiWi unterzeichnen lassen.
  5. Schritt: Antrag auf Verlängerung von Fr. Cornelia Marx der Erasmus-Stelle der HU unterzeichnen lassen.
  6. Schritt: Neus Erasmus Grant Agreement mit Fr. Cornelia Marx der Erasmus-Stelle der HU aufsetzen.
  7. Schritt: Confirmation of Registration für das SoSe erneut unterschreiben lassen.
  8. Schritt:OLA: Neue Kurswahl für das SoSe eintragen und bestätigen lassen.

 

Vor der Heimreise zurück an die HU

 

Confirmation of Stay Abroad 🖉

Vor der Rückreise nach Deutschland muss die Gasthochschule das Auslandsstudium bestätigen. Es gilt: Ohne fristgerechtes Dokument, kein Zahlung! Nachdem die (digitale) Unterschrift von der/dem Erasmus-Programmkoordinator:in vor Ort eingeholt wurde, kannst das Dokument an Fr. Cornelia Marx per E-mail versendet werden.

Download Confirmation of Stay Abroad

Kontakt Cornelia Marx: cornelia.marx@uv.hu-berlin.de

 

Nach der Rückkehr an die HU

 

Schritte Zeit Bemerkung
EU Online Survey Erhalt einer Email-Bestätigung, wenn die Umfrage verfügbar ist. Die Umfrage erfolgt Online.
Erfahrungsbericht Nicht später als 4 Wochen nach der Rückkehr. In die Moodle Gruppe „Erasmus Outgoings WiWi“ hochladen.
Transcript of Records Spätestens am 30. November.

A/ Direkt von deiner Gasthochschule

oder

B/ über das IO der WiWi.

Anerkennungsnachweis Spätestens am 30. November Ist beim Prüfungsbüro der WiWi einzureichen. Nach Rückerhalt müssen Studierende diesen an Frau Cornelia Marx per E-Mail senden.
OLS Sprachtest 2 🖉

Aufforderung per Email zum zweiten OLS Sprachtest (statistische Erhebung zur Prüfung der Verbesserung der Sprachkenntnisse). Achtung: Spam-Odner kontrollieren.

EU Online Survey 🖉

Aufforderung per Email, den Online-Bericht im Mobility Tool der Europäischen Kommission auszufüllen. Achtung: Spam-Odner kontrollieren.

Erfahrungsbericht 🖉

Bitte den Erfahrungsbericht ausfüllen und in die Moodle Gruppe „Erasmus Outgoings WiWi“ hochladen. Der Erfahrungsbericht ist primär für Studierende gedacht, die sich für einen Auslandsaufenthalt an der jeweiligen Universität interessieren.

Download Erfahrungsbericht

Anerkennungsnachweis 🖉

Zur Anerkennung der Auslandsleistungen bitte den vollständig ausgefüllten Anerkennungsnachweis unterschrieben zusammen mit dem Transcript of Records (Notenübersicht der im Ausland erbrachten Leistungen) im Prüfungsbüro der WiWi einreichen:

 

Download Anerkennungsnachweis (nur für Erasmus-Studierende)

 

Über die Anerkennung der Leistungen entscheidet der Prüfungsausschuss. Der Anerkennungsnachweis wird im Anschluss an Sie zurückgesendet. !!!!

Transcript of Records 🖉

Das Transcript of Records (Notenübersicht der im Ausland erbrachten Leistungen) wird von der Partneruni entweder an das IO der WiWi oder direkt an die/den Studierende:n geschickt. Wenn das IO das Transcript of Records erhält, wird die/der Studierende:e informiert.

Beachte: Es müssen min. 24 bis 30 Punkte (Trimester 15 ECTS) pro Semester ausgewiesen sein! Es müssen aber keine 24 bzw. 30 Punkte angerechnet werden.